كايزن تركيبي دو كلمه اي از يك مفهوم ژاپني است كه تعريف آن تغيير به سمت بهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است. در واقع كايزن بر اين فلسفه استوار است كه براي ايجاد بهبود در سازمان ها لازم نيست به دنبال تغييرات انفجاري يا ناگهاني باشيم ، بلكه هر نوع بهبود يا اصلاح به شرط آنكه پيوسته و مداوم باشد، ارتقاي بهره وري را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

KAI + ZEN = KAIZEN

بهبود مستمر و تدريجي با بهره گيري از مشاركت كاركنان

تاريخچه كايزن در ايران

در سال 1379 ، با هماهنگي سازمان ملي بهره وري ايران ( NIPO ) و سازمان بهره وري آسيا ( APO ) ، دوره اي با عنوان كارگاه آموزشي كايزن عملي به مدت پنج روز براي جمعي از واحدهاي صنعتي استان يزد برگزار نمود . آن روز كسي تصور نمي كرد كه اين كارگاه سرآغازي براي معرفي الگويي براي بهبود بره وري در كشور خواهد بود . مدرس و مشاور اين كارگاه آقاي شوئيچي يوشيدا مشاور كايزن و معاون اسبق شركت نيسان موتورز بود . اين كارگاه پنج روزه كه طي آن بخشي از فرآيندهاي كاري واحدهاي صنعتي شركت كننده به عنوان نمونه انتخاب و مورد بازمهندسي قرار شد . در تغيير نگرش كاركنان نسبت به مسائل محيطي بسيار مؤثر افتاد به طوري كه سازمان ملي بهره وري ايران بلافاصله اجراي پروژه هاي بعدي در ساير استانهاي كشور را در دستور كار خود قرار داد . نخستين كساني كه يوشيدا را در كارگاه اموزشي پنج روزه در استان آذربايجان شرقي همراهي كردند ، كارشناسان اين سازمان بودند كه بعدها خود پايه گذار اجراي كايزن و ادامه حركتهاي بهبود در بخشهاي صنعت و خدمات شدند .

در سال 1381 ، سازمان ملي بهره وري ايران حركت بهبود كايزني را با اجراي طرح چرخه مديريت بهره وري در 5 دستگاه دولتي استان كرمان آغاز و براي نخستين بار در كشور ، كايزن را به حوزه خدمات و خصوصاً سازمانهاي دولتي كشاند .

اكنون به ياري خداوند ، حركت بهبود مستمر ( كايزن ) در بخشهاي مختلف صنعتي و خدماتي كشور ، آغاز شده و مي رود تا منزلت واقعي خود را اركان بهبود و توسعه كشور دست يابد . سايت الكترونيكي IRAN KAIZEN پايگاهي خواهد بود براي آنكه تمامي دست اندركاران بهبود مستمر در كشور ، با هم ارتباط متقابل و تبادل اطلاعات داشته باشند

تشريح فرآيند كايزن ((5S

در نگاه كايزني براي تحقق بهبود تدريجي و مستمر در سازمان ها بايد سه اقدام اساسي زير صورت بگيرد :

1- كليه فعاليت هايي كه هزينه زا هستند ولي ارزشي توليد نمي كنند (Muda ) بايد حذف شوند

2- فعاليت هايي كه به شكلي در جاي ديگري به صورت موازي انجام مي شوند ( Muri ) با يكديگر تلفيق شوند.

3- آن دسته از فعاليت هايي كه براي تكميل و بهبود سطح كيفي خدمات لازمند (Mura ) به فعاليت هاي سازمان افزوده شوند. اين حركت يا نهضت 3Mu اساس اقدامات كارگاه آموزشي گمبا كايزن ( كايزن عملي ) را تشكيل مي دهد.

اصول دمينگ 3

دكتر دمينگ كه نظرياتش در دهه 1950 ميلادي چندان مورد توجه آمريكايي ها واقع نشد، در كشور ژاپن به گرمي پذيرفته و به تدريج راهبردهاي پيشنهادي وي براي بهبود كيفيت كالاهاي ژاپني، اين كشور را به يكي از كشورهاي پيشرفته و برتر اقتصاد جهاني تبديل نمود. اصول مورد نظر دمينگ در چرخه معروف وي به صورت زير قابل نمايش است.

نكته قابل ذكر در اين چرخه آن است كه وضعيت موجود هميشه موضوع اصلي براي برنامه ريزي است. پس از برنامه ريزي براي گذار از وضعيت فعلي اقدامات اجرايي براي دست يابي به اهداف پيش بيني شده در برنامه آغاز مي شود و در ادامه با بررسي نحوه اجراي برنامه نقاط قوت و ضعف آن آشكار مي گردد. در مرحله آخر اقدامات اصلاحي براي بهبود فعاليت هاي انجام گرفته آغاز و اين چرخه به همين ترتيب ادامه مي بايد. به عبارتي در نگاه چرخه دمينگ وضعيت موجود هيچگاه كاملا راضي كننده نيست و همواره بايد به دنبال بهبود وضعيت باشيم.

نكته ديگر اين كه جهت اجراي چرخه دمينگ هميشه از برنامه ريزي آغاز و مجددا به برنامه ريزي ختم مي شود. به اين معني كه اگر برنامه اي تنظيم شد و به اجرا در آمد چنانچه در عمل با مشكلاتي در اجرا روبرو شد بايد در فكر اصلاح مراحل اجراي برنامه باشيم و در نهايت اقدام لازم را براي اصلاح كار اجرايي بدون فوت وقت انجام دهيم. سپس براي اجراي فعاليتي ديگر برنامه ريزي نماييم. نكته در اين است كه اگر برنامه تنظيمي در اجرا با مشكل روبرو شد اجازه نداريم به سادگي اجراي برنامه را متوقف كنيم بلكه بايد به دنبال علل عدم ناتواني برنامه در اجرا باشيم. چنانچه برنامه تنظيم شده براي بهبود سازمان را در نيمه راه رها كنيم اصل برنامه زير سوال مي رود. به عبارتي اين سوال مطرح مي شود كه اساسا چرا دست به تغيير و بهبود وضعيت موجود زديم.

مراحل چهار گانه بالا به ترتيبي كه ملاحظه مي كنيد، مبناي تفكر ژاپني ها براي تصميم گيري و اجراي تصميم در سازمان قرار گرفت. لازم به ذكر است كه چرخه دمينگ به صورت پايان ناپذير دنبال مي شود.

كليات اجراي كايزن عملي

جهت آشنايي بيشتر خواننده با مراحل اجرايي و مباني اجراي كارگاه آموزشي كايزن عملي مطالبي را در اينجا ذكر ميكنيم كه انتظار مي رود براي ورود به بحث موثر باشد . نخست مراحل 12 گانه اجراي دوره باين شرح اعلام مي شود :

گام 1: امضاي قرارداد همكاري بين مجري و سازمان مربوط توسط بالاترين مقام سازمان

گام 2: برگزاري جلسه توجيهي با حضور مدير و يا نمايندگان واحد هاي سازمان .

گام 3: برگزاري جلسه آموزشي تفصيلي با حضور نمايندگان داوطلب اجراي طرح در مورد نحوه برگزاري كارگاه

گام 4: بازديد از محل اجراي كارگاه در واحدهاي داوطلب اجراي طرح با حضور مدير و اعضاي گروه هاي كاري

گام 5: انتخاب 2 موضوع (فرآيند) مهم سازمان جهت بررسي در كارگاه آموزشي كايزن

گام 6: انتخاب 5 تا 7 نفر اعضاي واجد شرايط براي گروه كاري افراد ذي ربط.

گام 7: انتخاب سرپرست گروه براي هدايت تيم و دبير گروه براي مستند سازي مدارك آن

گام 8: تهيه اطلاعات مورد نياز سازمان در قالب فرم شماره 1

گام 9: تهيه كارت سينه براي كليه اعضاء گروه هاي كار شامل نام و نام خانوادگي، موضوع گروه كاري و نام سازمان

گام 10: واريز مبلغ 25 درصد كل قرارداد به حساب شماره ........... مجري به عنوان پيش پرداخت

گام 11: ارسال سه نسخه از قرارداد امضاء شده به همراه نسخه‌اي از قبض پيش پرداخت واريز شده به حساب مجري

گام 12: اجراي كارگاه آموزشي كايزن عملياتي به مدت 5 روز با مشاركت كليه اعضاي واحدهاي ذي‌ربط و ارائه گزارش مربوطه